Partage en équipe : Découvrez le Daily Scrum Meeting

Tu as besoin d’une vision claire sur tes tâches ? Tu souhaites coordonner le travail de ton équipe et avancer ensemble dans la même direction ? Le Daily Scrum Meeting ça te parles ?

Découvre avec Eric, coach Agile ce qu’est le Daily Scrum aussi appelé mêlée quotidienne en France.
Cet outil permettra d’améliorer la communication au sein de tes équipes, de visualiser les étapes d’avancement de chacun et de faire ressortir problèmes bloquants.

Les piliers d’un cadre de travail Scrum

La mêlée quotidienne c’est l’un des événements de cadre de travail Scrum. Avant de commencer, juste quelques mots sur ce cadre de travail Scrum.
Tout d’abord, Scrum repose sur trois piliers :

la transparence : consiste à mettre en place tout ce qui est nécessaire pour avoir une vision claire sur le produit que l’on veut construire et son état d’avancement ;
l’inspection : grâce à cette vision claire, on peut prendre du temps pour analyser toutes les données de la situation ;
l’adaptation : en fonction de ce que nous avons appris pendant l’inspection et bien, c’est la possibilité d’ajuster la stratégie en conséquence.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le cadre de travail Scrum, je vous invite à consulter notre article dédié : Un cadre de travail agile « Scrum », c’est quoi ?

Les Sprints

Un point important, le cadre de travail Scrum s’articule autour de ce qu’on appelle des sprints.

Un sprint c’est un intervalle de temps fixe, pendant lequel l’équipe travaille afin d’organiser un objectif que l’on appelle : l’objectif de sprint.

Lorsqu’on travaille en Scrum, on va donc enchaîner des sprints successifs les uns après les autres, et livrer ainsi le produit par petits morceaux, donc de façon itérative et incrémentale.

C’est le principe de découpage en sprints.

Au cours de chacun de ces sprints, Scrum impose la tenue des meetings bien spécifiques appelés des “événements”. La mêlée quotidienne, comme je l’ai déjà dit, c’est l’un de ces événements. Les autres sont le planning de sprints, la revue des sprints et la rétrospective des sprints.

Planifier les Sprints

Je ne vais pas parler ici de la revue ou de la rétrospective de sprints, mais par contre, il est important d’aborder brièvement le planning de sprints.

Le planning de sprint c’est le premier meeting que doit dérouler l’équipe lors du démarrage d’un nouveau sprint.

A la sortie du planning de sprint, l’équipe doit être mise d’accord sur deux choses :

premièrement, l’objectif que l’équipe s’engage à réaliser pendant le sprint, c’est le “Quoi”.
deuxièmement, un plan pour y parvenir dans la durée du sprint, c’est le “Comment”.

On passe maintenant à la mêlée quotidienne. On dit que c’est le début du sprint, tous les membres de l’équipe ont fait leur planning et sont donc alignés sur l’objectif à atteindre, et ils ont un plan pour l’atteindre.

La réalité lors des Sprints

Maintenant Scrum, c’est une approche Agile et l’idée n’est donc pas de suivre à partir de ce moment-là le plan aveuglément mais de constamment s’assurer de comment les choses se déroulent dans la réalité et si besoin, d’ajuster le plan en conséquence.

On ne peut pas tout prévoir à l’avance, tout anticiper, ce serait vraiment génial mais dans la réalité, on ne peut pas. Donc, par exemple, l’équipe n’avait pas prévu que Paul tomberait malade le troisième jour du sprint ou elle n’avait pas prévu qu’elle découvrirait que cette tâche à réaliser est beaucoup plus compliquée que prévu.

La réalité est juste plus forte que le plan. C’est dur mais c’est comme ça, et il faut l’accepter. Donc, c’est là qu’intervient la mêlée quotidienne.

Le Daily Scrum Meeting

Le but de ce meeting va être de faire ce travail régulier, chaque jour en fait, d’inspection et d’adaptation. Inspection de situation actuelle et ensuite, adaptation en fonction de ce qu’on découvre pendant l’inspection.

Le résultat attendu en sortie de la mêlée quotidienne c’est une liste de discussions qui doivent avoir lieu. Ces discussions peuvent être différentes. Par exemple, à propos d’un blocage. On a besoin d’en parler pour trouver une solution et pour lever celui-ci.

Cela peut être une discussion pour prendre une décision technique, ou alors il y a des questions sur le produit et donc on a besoin d’avoir une discussion fonctionnelle. Cela peut être aussi une négociation sur le périmètre de ce qui sera réalisé pendant le sprint. Si l’équipe découvre par exemple que pour réaliser l’objectif, il y a quelque chose à ajouter ou au contraire, qu’on ne pourra pas tout faire, il faudra décider de qu’est-ce qu’on peut enlever sans remettre en cause l’objectif. Cela peut être aussi un besoin de réorganisation de l’équipe. “Paul est malade aujourd’hui, est-ce qu’on attend son retour ou est-ce que quelqu’un va travailler sur ses tâches ?”.

Un autre type de discussion possible peut porter sur le fonctionnement de l’équipe. Le Scrum Master, par exemple, a identifié un dysfonctionnement dans l’équipe ; l’équipe avait par exemple dit qu’elle allait mettre en place telle action d’amélioration et elle ne le fait pas. Pourquoi ? etc…

Combien de temps doit durer le Daily Scrum ?

La durée maximale de la mêlée quotidienne est de 15 minutes. J’ai bien dit maximale. Cela peut être moins. Pour ces 15 minutes, l’idée n’est pas de discuter en détail de chacun des points identifiés, ce ne serait pas réaliste, mais juste de lister les points et de savoir pour chacun qui va y participer, où va se faire cette discussion et à quel temps. Très souvent, les discussions se déroulent juste après la mêlée quotidienne et il est très important de séparer les deux phases afin d’éviter que les gens qui n’ont pas d’intérêt dans ce sujet se retrouvent piégés en meeting.

Pour que la mêlée quotidienne soit la plus rapide possible, on conseille aux participants aussi de la faire debout.

Un autre piège de la mêlée quotidienne est de la considérer comme un rapport d’avancement que les membres de l’équipe feraient par exemple au Product Owner ou au Scrum Master.

Le Daily Scrum pour des meilleures performances

Même si la mêlée quotidienne peut donner de la visibilité, ce n’est pas le but ; la mêlée quotidienne c’est vraiment un meeting pour l’équipe. C’est pour permettre à celle-ci de s’organiser au mieux, jour après jour, afin d’atteindre l’objectif de sprint commun. Il ne s’agit donc pas pour chaque membre de dérouler mécaniquement les trois questions : qu’est-ce que j’ai fait hier afin de réaliser l’objectif de sprint ? Qu’est-ce que je compte faire aujourd’hui afin de réaliser l’objectif du sprint ? Quels sont les obstacles qui m’empêchent de réaliser l’objectif du sprint ? Et ensuite, simplement de retourner travailler.

Cela c’est vraiment passé à côté de tout l’intérêt de ce meeting. Le format dont je viens de parler avec un tour de table et ces trois questions auxquelles chacun répond, ce n’est vraiment qu’un moyen pour réaliser l’inspection et l’adaptation au quotidien.

L’équipe est libre d’utiliser un autre format si elle le désire. Du moment que, en sortie, on obtient bien la liste des discussions qui doivent avoir lieu, par exemple, lorsque je joue le rôle de Scrum Master dans une équipe, je termine toujours la mêlée quotidienne par la question suivante : y a-t-il un autre point dont nous avons besoin de parler aujourd’hui afin de réaliser l’objectif de sprint ?

Voilà qui conclut la présentation de la mêlée quotidienne ou Daily Scrum. Merci pour votre lecture et n’hésitez pas à mettre en place cette organisation au sein de votre entreprise.