Agile Expresso – Rythme de travail insoutenable : Libérez-vous avec l’approche Kanban

Beaucoup d’équipes utilisent le framework Scrum pour le développement de leurs produits. C’est le framework agile le plus utilisé, mais il n’est pas le seul. Et dans certains contextes, ce n’est d’ailleurs pas le plus adapté.

Alors, si vous travaillez dans une organisation traditionnelle où la résistance au changement est particulièrement élevée, que vous avez l’impression de commencer 1 000 choses en même temps et de ne jamais rien terminer, que vous n’avez pas de vue sur les prochaines demandes qui arrivent en flux continu, que tout semble urgent et qu’en plus on vous demande même de réduire les délais de livraison, ça tombe bien. Prenons 5 minutes pour vous parler de l’approche Kanban.

Les 6 pratiques de l’approche Kanban

Alors, pourquoi et comment faire pour mettre en place cette approche qui permettra d'améliorer l'efficacité de vos équipes et du flux de travail dont elles ont la charge ? Voici les 6 pratiques de base de l’approche Kanban :

1- Visualiser votre flux de travail

Il s’agit dans un premier temps de mettre en place un tableau Kanban dans lequel vous allez expliciter votre flux de travail en le rendant visible de tous. Cela signifie d’une part expliciter les différentes étapes de votre flux de travail par lesquelles passe une demande afin d’être traitée au sein de votre équipe. Ce sont les colonnes dans votre tableau Kanban. Et d’autre part, de faire apparaître les demandes actuellement prises en charge dans chacune des étapes de votre flux de travail. 

Ainsi, lorsqu’une demande est formulée, elle va passer par chacune des étapes du flux pour être réalisée. Le focus de l’équipe se situe alors sur l’optimisation de ce flux de travail, de sorte que les demandes traversent toutes ces étapes dans un temps le plus court possible. L’équipe va notamment suivre ce que l’on appelle le temps de traversée des demandes et chercher à le réduire de manière progressive. Rendre votre flux de travail explicite et visible, c’est le premier point pour débuter le management visuel.

2- Limiter le travail en cours

L’observation m’a permis de mettre en évidence que lorsqu’une demande est prise en charge par une équipe, avant que cette demande soit réalisée, elle passe énormément de temps dans le flux de travail, souvent à attendre, et particulièrement à attendre entre deux étapes de réalisation. C’est particulièrement vrai lorsque l’on commence plein de choses en même temps. Ce temps d’attente, assimilable à un stock, peut par exemple concerner l’étape de conception, de spécification, de production, de validation finale, de mise en production, etc. 

Lorsqu’une équipe ne limite pas le nombre de travaux en cours dans chacune des étapes de son travail, il y a un risque élevé d’augmenter le temps de traversée globale des demandes, et ce n’est pas ce qu’elle cherche à faire. "Stop starting, start finishing", voilà un des principes importants avec Kanban. La limitation du travail en cours va forcer l'équipe à terminer une demande avant d'en commencer une autre, ce qui va permettre de réguler le flux de travail. 

En appliquant ces limites et en traitant les demandes dans l’ordre de leur priorité, cela permettra à l’équipe de mieux réguler la production à chacune des étapes du flux de travail, de rendre le débit des demandes traitées plus stable, de trouver un rythme de travail soutenable et moins stressant. 

Pour faire cela, l’équipe peut s’appuyer sur le diagramme des flux cumulés pour visualiser l’état des productions et ajuster les limites à chacune des étapes. Cela permettra aussi de commencer à être plus prédictible pour les prochaines livraisons.

3- La mise en place du flux tiré

L’équipe s’étant auto-organisée pour se répartir le travail dans chacune des étapes du flux de travail, l’idée est de faire en sorte que les personnes travaillant sur une étape particulière du flux aillent elles-mêmes chercher le travail suivant à faire parmi les travaux terminés à l’étape précédente. 

Cela permet d’une part d’envoyer un signal aux personnes travaillant en amont pour leur signifier qu’elles peuvent continuer à produire, car en aval l’équipe arrive à suivre le rythme et sont demandeurs d’éléments de travail ; et d’autre part, cela permet aux personnes travaillant à l’étape en amont de ne pas être bloqué en cherchant à respecter la limite fixée de l’encours mentionné dans la pratique numéro 2. L’équipe va aussi avoir une attention particulière sur les demandes qui sont en voie d’être terminée, généralement à droite du tableau Kanban, car celles-ci sont très proches d’être livrées et donc de produire rapidement de la valeur pour les demandeurs.

4- Rendre les règles de gestion explicites

Ici, il s’agit de clarifier et de rendre visible de tous et à tout moment l’ensemble des règles d’équipe et de gestion du flux à chacune des étapes, le composant. Ces règles concernent par exemple la visualisation et la gestion des blocages, les conditions à remplir pour le passage d’une étape de travail à une autre, que faire lorsqu’il y a une demande urgente et importante qui arrive, comment se répartir le travail, etc. Rendre ces règles visibles et explicites s’inscrit également dans le management visuel.

5- L’amélioration collaborative et l’évolution expérimentale

Comme Scrum, l’approche Kanban est empirique. L’idée est de partir de là où vous êtes dans vos pratiques, vos règles d’équipe et d’appliquer les principes de l’amélioration continue pour s’améliorer progressivement. Pour cela, Kanban propose la mise en place de cycle PDCA pour « Plan », « Do », « Check » et « Act », représenté graphiquement sous la forme de roue de Deming.

Dans un flux de travail, on suppose qu’il existe toujours et à tout moment au moins une étape qui prend plus de temps que les autres, ralentissant ainsi le temps de traversée globale des demandes. C’est comme une chaîne dont la résistance est égale à celle du maillon le plus faible. 

Alors, une fois que cette étape est identifiée, l’idée est que l’équipe planifie de mettre en place de nouvelles règles de fonctionnement en faisant l’hypothèse que celles-ci vont améliorer la gestion du travail au sein de cette étape et ainsi contribuer à un meilleur temps de traversée globale des demandes. C’est l’étape « Plan » d’un cycle PDCA. Ensuite, c’est simple, l’équipe va mettre en place et appliquer ces règles dans son quotidien pour expérimenter, c’est l’étape « Do ». Puis vérifier son impact sur la performance globale du système Kanban, c’est l’étape « Check ».
Pour finir, l’équipe va acter ces nouvelles règles, si bien sûr elles ont eu un impact positif sur le système Kanban, c’est l’étape « Act ».

L’équipe peut utiliser le graphique de contrôle pour suivre l’ensemble des temps de traversée des demandes au cours du temps, des changements qu’elle applique dans ces règles et ainsi prendre des décisions.
En répétant les cycles PDCA régulièrement et continuellement, l’équipe met en œuvre l’amélioration continue au sein de son fonctionnement. Et petit à petit, elle peut aussi changer la culture au sein de son organisation. 

6- Implémenter des boucles de feed-back

Que ce soit sur la manière dont l’équipe travaille ou les éléments qu’elle produit, mais aussi sur la perception que les demandeurs ou les parties prenantes ont des livraisons et du service rendu, à intervalle régulier, l’équipe et les parties prenantes se donnent du feed-back constructif afin d’augmenter la qualité, la valeur et la satisfaction des productions et du service. Ces boucles de feed-back régulières sont également explicitées dans les règles d’équipe. 

Vous connaissez maintenant les 6 premières pratiques de base de Kanban.

Améliorer vos performances grâce à Kanban dans votre organisation

Kanban peut s’appliquer pour vos équipes produits, projets, pour vos programmes ou portefeuilles, vous donnant ainsi l’opportunité d’améliorer la performance globale de votre organisation. Il y a encore bien d’autres pratiques et principes à découvrir avec Kanban. Quelquefois, les équipes trouvent leur agilité en appliquant des pratiques issues de Kanban et de Scrum.
Par exemple, le Product Owner est tout à fait pertinent dans un contexte Kanban, car il peut alimenter le tableau avec des demandes apportant beaucoup de valeurs et bien formulées.
D’ailleurs, ça tombe bien, on en parle dans un article détaillé.

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A bientôt !