Prise de décision en groupe: le pouvoir des cartes de consensus

La prise de décision en groupe peut être difficile. C'est encore plus vrai dans une réunion virtuelle. À partir de 6 personnes, il est difficile de recueillir l'opinion de chaque participant pour obtenir l'avis de l'ensemble du groupe sans perdre de temps et d'élan. De plus, tout le monde n'est pas capable ou désireux d'exprimer son opinion. Des cartes de couleur ou des cartes de consensus peuvent résoudre la plupart de ces problèmes, en donnant à votre processus de décision le flux que vous attendez. Plongeons dans les nuances de l'esprit...

Bonus : bien qu'il ne soit pas conçu initialement pour le travail de groupe à distance, il peut vous aider pendant cette période COVID où le bureau à domicile devient plus fréquent et où vous devez continuer à prendre des décisions au sein de vos projets et de vos équipes.

La prise de décision en groupe: concept

Donnez à chaque membre du groupe le même jeu de cartes avec des couleurs et/ou des symboles différents. Chaque carte représente une opinion. Voici un exemple d'échelle :

Le vert : "Je suis tout à fait d'accord
Bleu : " Je suis plutôt d'accord mais j'ai quelques réserves "
Orange : "Je suis légèrement contre la proposition"
Rouge : "Je ne suis pas d'accord".

Au cours de l'atelier où une proposition est exposée, l'orateur ou l'animateur demande au groupe de choisir et de lever une carte en fonction de son opinion sur cette décision. En se basant sur les cartes, on voit rapidement s'il y a un consensus entre les membres du groupe. Il est également facile de repérer les personnes qui ont des questions ou un fort désaccord sur la proposition.

À quoi faut-il s'attendre ?

Consensus plutôt qu'unanimité.

Lorsque les gens recherchent l'unanimité, la prise de décision peut être simplifiée par un Oui ou un Non la plupart du temps. Mais l'esprit humain est plus diversifié et est donc limité par cette approche binaire.

Le planning poker dans l'équipe Scrum en est un bon exemple. L'objectif est de se faire une idée de la difficulté d'une tâche donnée. Le membre de l'équipe tire une carte en fonction de son opinion sur une caractéristique définie. La vue d'ensemble ou les nuances de chiffres donnent une estimation : est-ce difficile ou non par rapport au reste de nos tâches.

Comme dans le planning poker, la carte de consensus vous donnera une direction : l'équipe est-elle d'accord ou non sur une certaine proposition. Le consensus devient la décision du groupe.

Exprimez-vous sans parler

Dans une discussion de groupe, quelques personnes peuvent avoir le monopole de la conversation. Nous connaissons tous ce type qui aime s'entendre parler. Mais qu'en est-il des autres ? Le silence est un accord ou plutôt une opposition. Demander à chaque participant à chaque fois peut prendre beaucoup de temps pour l'animateur. Cela devient encore plus difficile dans les réunions virtuelles où une seule personne peut être entendue à la fois.

Avec les cartes de consensus, que vous soyez dans une salle de réunion physique ou virtuelle n'a pas d'importance. Posez une question, donnez 5 secondes au participant et tout le monde peut exprimer son opinion et être entendu.

Flux de décision

L'impact majeur de cet outil est sur le flux de décision. Comme il est plus facile de recueillir l'opinion de chaque participant, l'animateur peut facilement évaluer l'opinion du groupe et façonner la proposition en temps réel.

En outre, les participants sont beaucoup plus impliqués dans la réunion. Tout d'abord, ils doivent faire quelque chose régulièrement, et ne pas se contenter de consulter les flux Twitter. Ensuite, il se sent beaucoup plus valorisé car les autres devront prendre son opinion en considération. Ils peuvent facilement exprimer leur désaccord et se voir demander par l'animateur de donner plus de détails sur ce qui les dérange.

Quelques conseils pour votre mise en œuvre

Vous voulez essayer ? Voici quelques conseils basés sur notre expérience.

Une échelle de décision judicieuse

Il n'y a pas de nombre strict de cartes que l'échelle de couleurs devrait avoir. Mais trop peu de cartes peuvent conduire au bon vieux choix binaire et trop de cartes peuvent compliquer le choix du membre de l'équipe.

La variante à 4 cartes présentée au début de cet article est intéressante car elle ne permet pas une position neutre. Soit vous êtes contre, soit vous êtes pour la proposition. Mais vous ne pouvez pas vous reposer confortablement au milieu. De plus, elle est suffisamment petite pour être rapidement saisie par n'importe qui.

Aller plus loin avec l'animation de réunion

Les cartes de couleur peuvent également être utilisées pour animer la discussion. Dans ce cas, la signification de la couleur change. Par exemple :

Le vert : "Je peux apporter une réponse ou des détails sur le sujet"
Bleu : "J'ai une question"
Orange : "Ce point est clair. Nous pouvons aller de l'avant."
Rouge : "Problème : le sujet est hors sujet, délai, propos, ..."

L'outil est là pour aider à faciliter la réunion et à tirer le meilleur parti du temps imparti. Assurez-vous d'afficher ou de communiquer la signification des cartes et indiquez clairement si vous êtes en mode discussion ou en mode décision.

Aller plus loin dans la prise de décision en groupe

Vous pouvez trouver un autre modèle de cartes de décision à 4 échelles sur Wikipédia sur la prise de décision par consensus.

Si vous préférez parler avec vos mains plutôt qu'avec des cartes, vous devez absolument regarder et les signaux de la main du mouvement d'occupation.

Enfin, pour une approche approfondie de la prise de décision (pas seulement des cartes de décision), nous recommandons le Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making, de Sam Kaner - 3e édition - 2014.